האם הארגון שלך מוכן למתקפת הקורונה?

איך להיות מנהל משפיע בעולם העבודה החדש?
14 ביוני 2018
איך עובדים מהבית בלי להשתגע?
15 במרץ 2020

יום חורף חם ונעים, אתה יושב במסעדה עם חברה מהמשרד ופתאום מודיעים לך ששלושה עובדים שנמצאים איתך צריכים להיכנס לבידוד ביתי כי היו במשחק כדורגל... המחשבות רצות מהר בראש..

מה אני עושה אם הם נדבקו? איזו השפעה תהיה לזה על הפרויקט? האם נעמוד בלו"ז המתוכנן? מה המשמעות לגבי התוכניות למסיבת פורים ומה עושים עם ההדרכה שתוכננה ליום שני הבא? איך אני דואג לעובדים שבבידוד ביתי? איך מנהלים ארגון בזמן משבר? האם אני צריך להוציא הודעה לשאר העובדים? מה בכלל אומרים?

שאלות אלו ונוספות "רצות" בראש של מנהלים בימים אלו. כדי לעשות קצת סדר בעניינים ריכזתי לך מספר טיפים וכללים.

עקרונות לניהול הארגון בזמן משבר הקורונה

1. בלימה או הזדמנות

בבעידן בו עולם העבודה משתנה, משבר הקורונה מייצר למנכ"ל הזדמנות לבחינה מחודשת של דרכי העבודה בארגון. בזמן משבר יותר קל להכניס שינויים שעולים בקנה אחד עם טיפול במשבר וצרכים ארגוניים כללים. כך למשל, יותר קל בימים אלו להעביר עובדים לעבוד מהבית, לבסס תקשורת בפורטלים ארגוניים ועוד. כמו כן, יש ארגונים להם משבר הקורונה מייצר הזדמנות עסקית לפתח מוצרים/ שירותים חדשים.

2. תמונת מצב עדכנית

ההערכות לניהול המשבר תתחיל במפוי תמונת המצב הארגונית. מי הושפע מהמצב, אילו מחלקות /עובדים? איך המשבר משפיע על המצב הפיננסי של הארגון? איך ההשפעה על יכולת הייצור של הארגון? וכו'.

יש ארגונים שהגדירו מנהל או צוות לטיפול במצב. לצוות שתי מטרות הראשונה לייצר תסריטים של מצבים אפשריים שונים ולבחון כיצד ישפיעו על הארגון, במטרה לגבש עקרונות להתמודדות מיטבית. למשל הערכות הארגון להגבלות בתחבורה ציבורית או להתפשטות המחלה והיעדרות עובדים רבים במקביל ועוד. המטרה השנייה, לרכז את האינפורמציה על השפעת משבר הקורונה על הארגון ולייצר תמונת מצב שלמה. בזמן משבר יש תנודות והשפעות משנה לכן חשוב שתמונת המצב תתעדכן באופן שוטף.

3. קשרים עם לקוחות

בחשוב לתקשר עם הלקוחות ולבדוק אפשרויות של דחיה בהספקת מוצרים כדי שתדעו מה מרחב התמרון שעומד לרשותכם. עבודה משותפת עם הלקוחות תאפשר לכם לנהל את הסיטואציה ולמזער מראש משברים, לפתור צווארי בקבוק ותייצר שותפות שיכולה אף להעמיק את רמת האמון הקשר.

4. הערכות לעתיד הקרוב

ייקח זמן עד שהמשבר יחלוף והמומחים צופיים שאף יחריף ולכן כדאי להיערך לעתיד. מומלץ לבחון מה מצב ימי המחלה של כל העובדים ולהיערך לאפשרות שהם יהיו בבידוד. מבחינת עבודה מהבית, כדאי לחזק תשתיות ארגוניות טכנולוגיות שיאפשרו עבודה מרחוק. מומלץ לבדוק מי יכול לעבוד מהבית ולעודד מעבר לעבודה ביתית מהר ככל הניתן כדי לשמור על בריאות העובדים. .

5. שגרת עבודה וירטואלית

השהות בבית יכולה לייצר מצב לחץ רב אצל העובדים, ביסוס שגרת עבודה יכול לסייע לעובד בהפחתת החרדה ולארגון למזער נזקים. כדאי שכל צוות יקיים שיחה ויחליט כיצד יפעלו במקרה ויצטרכו לעבוד מהבית. האם יקיימו ישיבת צוות וירטואלית כל בוקר או מספר פעמים ביום? האם יעבדו במקביל כשהמצלמה פתוחה וכל אחד עובד על המטלות שלו? מתי ואיך ניתן ליצור קשר עם המנהל וכו'. במקביל כדאי לחזק את השימוש בפורטלי תקשורת ארגונית, לקיים הדרכות וירטואליות ולהעשיר את העובדים בידע חדש.

6. קשר עם עובדים שנמצאים בבית

חשוב מאוד לשמור על קשר עם מי שעובד מהבית בגלל בידוד רפואי או מסיבה אחרת. עובד שנכנס פתאום לבידוד ביתי החיים שלו עצרו בבת אחת. לחלק מהם זו חוויה לא פשוטה. יש חברות שנקטו במהלך מקדים והודיעו שאם העובד או בני משפחתו זקוקים לעזרה שלא יהססו לפנות. ניתן לשלוח לעובד ברכות ,סרטונים או אפילו משלוחי מנות יחד עם שליח עד לבית. גם סתם אוזן קשבת בשיחת טלפון יכולה מאוד לעזור לעובד בהפגת תחושת הבדידות ובחיזוק השייכות לארגון.

7. חשוב לזכור, משבר הינו גם הזדמנות למנהל להיות בעמדה מנהיגותית

אי הודאות שיש בימים אלו מעוררת חרדה הן בלב העובדים והן בבורסות השונות. מנכ"ל שיהיה פרואקטיבי וינהל את הסיטואציה, ישדר שליטה עצמית למרות המצב הכאוטי שסביבנו. הוא יזכה לנקודות זכות והאמון של בעלי העניין השונים בו יגבר. חשוב שהמנכ"ל יהיה בקשר עם כלל העובדים אלו שבבית ואלו שבארגון, יעדכן אותם בהערכות הנוכחית והעתידית. בסופו של דבר המשבר יחלוף. ארגון שיפעל בצורה חכמה יפגע פחות ואפילו יכול לצאת יותר מחוזק. כדי לסייע לכם בכך אתם מוזמנים ליצור איתי קשר טלפוני ואסייע לכם לגבש פתרונות ניהוליים המותאמים לארגון שלכם.

...

ניתן להתיעץ איתי בדסקרטיות בטלפון 050-7466026 או במייל sigal@sigalshavit.co.il

לפרטים נוספים צרו עימנו קשר היום

מאשר קבלת דיוור מסיגל שביט